Rechnung empfangen, prüfen, kontieren, freigeben, buchen. Kaum ein Prozess ist so regelhaft wie die Eingangsrechnungsverarbeitung, und kaum einer ist so oft schon teilweise automatisiert. Die Frage ist also, was generative AI hier zusätzlich leistet.
Was sich gerade verändert
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Verkehr E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält ihre Daten bereits maschinenlesbar. Für diese Belege braucht es keine AI-Extraktion mehr.
Generative AI bleibt dort nützlich, wo Belege unstrukturiert sind: Auslandsrechnungen, Kleinbelege, Scans, Gutschriften mit Freitext. Und sie hilft beim Kontierungsvorschlag, wenn Buchungsregeln nicht eindeutig sind.
Was die Zahlen sagen
Eine unabhängige deutsche Fallstudie mit Vorher-nachher-Werten zur AI-gestützten Rechnungsverarbeitung liegt uns nicht vor. Die übergeordnete Lage beschreibt McKinsey. In der Umfrage vom August 2026 sehen 37 % der BefragtenU zumindest einen gewissen Effekt von AI auf das EBIT, etwa so viele wie im Vorjahr. Nur rund 6 %U führen 5 % oder mehr ihres EBIT auf AI zurück. Für Finance heißt das: Zeitersparnis allein überzeugt kein Controlling. Rechne sie in Geld um.
Der Ablauf
- 01DatenRechnung kommt per Mail oder Portal
- 02PrüfungStrukturierte E-Rechnung? XRechnung oder ZUGFeRDja: Daten direkt auslesen, keine AI nötig
- 03AIAI extrahiert Felder aus PDF oder Scan
- 04SystemAbgleich mit Bestellung und Wareneingang
- 05AIKontierungsvorschlag
- 06MenschFreigabe nach Betragsgrenze, Vier-Augen-Prinzip
- 07DatenBuchung in DATEV oder ERP
- 08ErgebnisAbweichungen landen in einer Ausnahmen-Queue
Der wichtigste Abzweig steht ganz am Anfang. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt übernommen. Nur der Rest läuft über die AI-Extraktion.
Extrahiere aus der angehängten Rechnung: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag, Bestellnummer. Gib das Ergebnis als JSON aus. Schreibe "UNKLAR", wenn ein Wert nicht eindeutig lesbar ist. Rate keine Werte.
Grenzen und Risiken
- GoBD: Jede Buchung muss nachvollziehbar und unveränderbar dokumentiert sein. Speichere den AI-Vorschlag und die menschliche Freigabe.
- Vier-Augen-Prinzip: AI schlägt vor, Menschen geben frei. Direktbuchungen durch ein Modell sind tabu.
- Extraktionsfehler: Zahlendreher sind das größte Risiko. Lass Netto, Steuer und Brutto automatisch gegenrechnen.
- Lieferantenbetrug: Geänderte Bankverbindungen immer telefonisch über eine bekannte Nummer bestätigen.
So startest du
- Zähle, wie viele Eingangsrechnungen bereits als XRechnung oder ZUGFeRD kommen.
- Automatisiere zuerst diese Belege, ganz ohne AI.
- Teste die AI-Extraktion an 50 unstrukturierten Belegen und miss die Fehlerquote pro Feld.
- Rechne die gesparte Zeit in Euro um und setze sie gegen Lizenz- und Prüfaufwand.