Eine Automatisierungsplattform verbindet die Tools, die ihr schon habt. Wenn ein Formular ausgefüllt wird, landet ein Eintrag im CRM. Wenn eine Rechnung kommt, wird sie geprüft und abgelegt. Seit alle Plattformen AI-Schritte anbieten, können diese Abläufe auch Texte verstehen, zusammenfassen und klassifizieren.
Die vier großen Optionen
| Zapier | Make | n8n | Power Automate | |
|---|---|---|---|---|
| Stärke | Riesige App-Auswahl, leicht zu lernen | Visuelle, verzweigte Szenarien | Selbst hostbar, sehr flexibel | Tief in Microsoft 365 integriert |
| Abrechnung | nach Tasks | nach Credits | nach Ausführungen | nach Lizenz |
| Einstieg | ab 19,99 USDP im Monat | ab 12 USDP im Monat | Cloud ab 20 EURP, selbst gehostet kostenlos | in vielen Microsoft-Plänen enthalten, Premium extra |
| Passt zu | Fachteams ohne IT-Support | Teams mit Prozess-Know-how | Unternehmen mit IT und hohen Datenschutzanforderungen | Microsoft-zentrierte Organisationen |
Das Preismodell wird oft unterschätzt. Bei Zapier zählt jeder Schritt eines Workflows als Task. Ein Ablauf mit zehn Schritten und 1.000 Durchläufen im Monat verbraucht also 10.000 Tasks. n8n rechnet pro Ausführung ab, unabhängig von der Zahl der Schritte. Die Community Edition von n8n lässt sich kostenlos und ohne AusführungslimitP selbst betreiben. Die selbst gehostete Business-Version kostet laut Preisliste 667 EUR im MonatP bei jährlicher Zahlung.
Wie schnell es gehen kann, zeigt Delivery Hero. Laut einer Fallstudie von n8n war der erste produktive Workflow dort in fünf StundenH gebaut.
Der Ablauf: Entscheidungsbaum
- 01StartNeuer Prozess soll automatisiert werden
- 02PrüfungSensible Daten und eigene IT-Kapazität?ja: n8n selbst hosten
- 03PrüfungArbeitet ihr vor allem in Microsoft 365?ja: Power Automate
- 04PrüfungNicht-technisches Team, viele SaaS-Apps?ja: Zapier
- 05ErgebnisKomplexe visuelle Szenarien, kleines Budget: Make
AI-Schritte richtig einbauen
Die meisten Workflows brauchen AI nur an einer Stelle: dort, wo unstrukturierter Text in eine klare Kategorie oder ein festes Format übersetzt werden muss. Der Prompt muss dann so eng sein, dass die Antwort maschinell weiterverarbeitet werden kann.
Ordne die folgende Anfrage genau einer Kategorie zu: Rechnung, Reklamation, Terminanfrage, Bewerbung, Sonstiges. Antworte nur mit dem Kategorienamen, ohne weiteren Text. Anfrage: {{text}}Grenzen und Risiken
- Einzelpersonen: Viele Automatisierungen hängen an einer Person, die sie gebaut hat. Dokumentiere jeden Workflow mit Zweck, Owner und Notfallplan.
- Monitoring: Fehlgeschlagene Läufe fallen sonst erst auf, wenn etwas fehlt. Richte Fehlerbenachrichtigungen ein.
- Selbst hosten: Volle Datenhoheit heißt auch volle Verantwortung für Updates, Backups und Sicherheit.
- Preise: Listenpreise mit Stand Oktober 2026, ohne Steuer. Prüfe vor dem Kauf beim Anbieter.
So startest du
- Wähle einen Ablauf, der heute per Copy-and-paste zwischen zwei Tools läuft.
- Schätze Durchläufe pro Monat und Schritte pro Durchlauf.
- Rechne das Preismodell der infrage kommenden Plattformen damit durch.
- Baue den Workflow, dokumentiere ihn und richte eine Fehlerbenachrichtigung ein.