Wer Aufträge verkauft, kennt den Schritt nach der Unterschrift: Die Auftragsbestätigung kommt als PDF, und jemand überträgt sie ins Projekt-Tool. Bei t3n braucht jede gebuchte Leistung eine eigene Aufgabe in Asana, mit Unteraufgaben und Terminen. Bei großen Buchungen dauerte das bis zu 40 MinutenM. Seit Mitte August 2026 legt ein Claude-Agent diese Einträge an. Das Team prüft sie nur noch.
Die Ausgangslage
Das Asana-Board hatte schon feste Felder und Vorlagen. Das ist die wichtigste Voraussetzung: Der Agent erfindet keine Struktur, er füllt eine vorhandene. Claude ist laut t3n „mit den internen Tools des Unternehmens verbunden“. Welches Claude-Produkt und welche Anbindung genau, nennt der Artikel nicht.M
Wie der Agent angelernt wurde
Die Projektverantwortliche hat Claude zuerst gefragt, was es braucht, um die Auftragserfassung zu automatisieren. Ein interner Skill sorgte dafür, dass Claude ausführlich zurückfragt. Dann bekam Claude die Prozessdokumentation und zehn echte Auftragsbestätigungen.
Der entscheidende Schritt: Claude baute Aufträge nach, die das Team schon von Hand angelegt hatte, und verglich das Ergebnis mit den echten Einträgen. Aus den Abweichungen entstand die erste Anleitung. Beim ersten Test fand Claude zwei Fehler in einem Eintrag, den das Team selbst angelegt hatte.M
Danach lief das Anlernen im Slack-Thread. Das Team beschrieb Fehler in Alltagssprache, Claude übernahm jede Korrektur in die Anleitung. Nach 24 Stunden stand sie bei Version 12.M Eine Testkopie des Boards hat das Team nie angelegt.
Der Ablauf
- 01StartAuftragsbestätigung kommt als PDF
- 02MenschTeammitglied markiert Claude im Slack-Thread zur Bestätigung
- 03AIClaude liest das PDF und ordnet die gebuchten Leistungen der Vorlage zu
- 04SystemClaude legt pro Leistung eine Aufgabe mit Unteraufgaben und Terminen im Asana-Board an
- 05PrüfungTeam prüft: Stimmen Leistungen, Termine und Felder?nein: Fehler im Thread beschreiben, Claude korrigiert den Eintrag und die Anleitung
- 06ErgebnisAuftrag steht im Board, Prüfung in unter 5 bis höchstens 10 Minuten
Was es bringt
- Anteil: Der Agent legt über 80 % der WerbeaufträgeM an.
- Zeit: Statt bis zu 40 Minuten Erfassung dauert die Prüfung unter 5 Minuten bei einfachen und höchstens 10 Minuten bei großen Aufträgen.M
- Qualität: In den ersten gut zwei Monaten ist laut t3n kein Fehler ins Tagesgeschäft gelangt.M
- Vertretung: „Am deutlichsten merkt das Team den Unterschied, wenn jemand im Urlaub ist.“
Alle Zahlen sind Eigenangaben der Redaktion und nicht unabhängig geprüft. Kosten nennt t3n nicht, und auch nicht, welche Aufträge außerhalb der 80 % bleiben.
Was du übernehmen kannst
- Erst Struktur, dann Agent: Ohne feste Felder und Vorlagen hat der Agent kein Ziel. Lege die Vorlage an, bevor du anlernst.
- Mit Altfällen testen: Abgeschlossene, von Hand erfasste Aufträge sind dein Prüfstand. Der Vergleich zeigt Abweichungen, ohne dass ein echter Kunde betroffen ist.
- Korrekturen in die Anleitung: Jede Korrektur gehört in die Anleitung, nicht nur in den einzelnen Eintrag. Sonst wiederholt der Agent den Fehler.
- Prüfung bleibt: Ein Mensch prüft jeden Eintrag. Das hält Fehler aus dem Tagesgeschäft und macht klar, wer verantwortlich ist.
Das Muster ist nicht an Claude oder Asana gebunden. Entscheidend ist, dass der Assistent im Projekt-Tool schreiben darf und im Team-Chat erreichbar ist.
Du legst Aufträge im Projekt-Tool an. Hier sind die Prozessdokumentation, zehn Auftragsbestätigungen und die Einträge, die wir dazu von Hand angelegt haben. Baue jeden Auftrag nach, ohne die fertigen Einträge anzusehen. Vergleiche danach dein Ergebnis Feld für Feld mit unserem Eintrag. Liste jede Abweichung auf und formuliere daraus eine Regel für deine Anleitung. Frag nach, wenn eine Regel nicht eindeutig ist.
Grenzen und Risiken
- Daten: Auftragsbestätigungen enthalten Namen von Ansprechpersonen und Konditionen. Prüfe vor dem Start den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOR und ob der Anbieter Eingaben zum Training nutzt.
- Schreibrechte: Der Agent schreibt direkt ins Live-Board. Gib ihm Zugriff nur auf das eine Projekt, nicht auf den ganzen Workspace.
- Ohne Testkopie: t3n hat auf eine Testkopie verzichtet. Wenn dein Board Rechnungen oder Produktion auslöst, plane eine ein.
- Betriebsrat: Werden über die Prüfung Leistung oder Fehler einzelner Personen protokolliert, ist das eine technische Einrichtung im Sinn von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.R
- Kompetenz: Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 AI Act Maßnahmen zur AI-Kompetenz der Beschäftigten. Die Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat die Pflicht neu gefasst: Gefordert sind Maßnahmen zur Förderung.R Wer den Agenten anlernt und prüft, sollte geschult sein, und die Schulung sollte dokumentiert werden.
So startest du
- Wähle einen Beleg, der regelmäßig kommt und immer gleich ins Projekt-Tool übertragen wird.
- Lege Vorlage und Pflichtfelder fest, falls es sie noch nicht gibt.
- Sammle zehn abgeschlossene Fälle mit Beleg und fertigem Eintrag.
- Lass den Assistenten die Fälle nachbauen und schreibe die Abweichungen als Regeln auf.
- Geh mit Prüfung jedes Eintrags live und miss vier Wochen lang die Prüfzeit.