Zahlungserinnerungen, die sich selbst verschicken: Mahnwesen halbautomatisch

Rechnungen zu schreiben ist in den meisten Unternehmen längst automatisiert. Das Nachfassen ist es oft nicht. Offene Posten werden einmal im Monat durchgesehen, Erinnerungen formuliert, wer gerade Zeit hat. Dabei passt das Mahnwesen fast perfekt zur Automatisierung: klare Fristen, feste Stufen, eine eindeutige Datenquelle. Heikel ist nur der Moment, in dem aus einer Erinnerung eine Eskalation wird.

Die Ausgangslage

Creditreform wertet echte Zahlungsdaten aus einem gemeinsamen Datenpool aus. Im ersten Halbjahr 2026 lag das durchschnittliche Zahlungsziel bei 32,21 TagenD, so hoch wie seit 2019 nicht. Überfällige Rechnungen wurden im Schnitt 8,14 TageD zu spät bezahlt. Bis das Geld da war, vergingen insgesamt 40,35 TageD.

In der Atradius-Umfrage 2026 berichten 87 % der befragten UnternehmenU in Deutschland von verspäteten Zahlungen ihrer Geschäftskunden. Die Stichprobe ist klein: 210 Firmen, die meisten mit weniger als zehn Beschäftigten. Aufschlussreich sind die Gründe: Die Hälfte nennt Liquiditätsprobleme der Kunden, ein Drittel interne Freigaben beim Kunden. Die erste Erinnerung sollte deshalb das Bezahlen leicht machen, mit Rechnungskopie, Bestellnummer und Zahlungslink.

Die Rechtslage in fünf Punkten

• Verzug: Eine Mahnung nach Fälligkeit setzt den Schuldner in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
• Verzugszinsen: Sie liegen bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, im Geschäft zwischen Unternehmen bei 9 Prozentpunkten (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 %A. Im B2B-Geschäft sind es damit 10,52 % pro Jahr.
• Pauschale: Unternehmen können von anderen Unternehmen zusätzlich 40 € Verzugspauschale verlangen. Klauseln, die Verzugszinsen im Voraus ausschließen, sind unwirksam.
• Gerichtliches Mahnverfahren: Der Antrag geht online, etwa mit dem elektronischen Personalausweis. Die Gerichtsgebühr beträgt seit Juni 2025 mindestens 38 €R.
• Inkasso: Die Kosten eines Inkassobüros kann der Gläubiger nur bis zur Höhe der Anwaltsgebühren vom Schuldner verlangen (§ 13e RDG).

Die geplante EU-Verordnung mit einer festen Zahlungsfrist von 30 Tagen steckt seit 2025 im Rat fest. Beschlossen ist sie nicht.

Der Ablauf

Entscheidend ist der Schritt vor jeder Erinnerung: der tägliche Abgleich mit dem Bankkonto. Nichts beschädigt eine Kundenbeziehung schneller als eine Mahnung für eine Rechnung, die längst bezahlt ist.

Wo AI hilft und wo nicht

Die Hauptarbeit erledigen Regeln: Fälligkeiten, Stufen, Abgleich mit dem Bankkonto. Dafür braucht es keine AI. Nützlich wird sie an zwei Stellen. Erstens bei Zahlungen mit unklarem Verwendungszweck: Die AI schlägt die passende Rechnung vor, ein Mensch bestätigt. Zweitens bei Antworten auf Erinnerungen, die sie einordnet und weiterleitet.

Ordne die Antwort des Kunden auf unsere Zahlungserinnerung einer Kategorie zu: BEZAHLT (Zahlung behauptet, mit Datum), ZUSAGE (Zahlung angekündigt, mit Datum), REKLAMATION (Leistung oder Rechnung bestritten), RECHNUNG_FEHLT, RATENZAHLUNG, SONSTIGES. Gib Kategorie, genanntes Datum und einen Satz Begründung als JSON aus. Ist die Kategorie nicht eindeutig, wähle SONSTIGES. Antworte dem Kunden nicht.

Daraus folgen feste Regeln. Bei einer Reklamation stoppt der Mahnlauf und ein Ticket entsteht. Bei einer Zusage pausiert er bis drei Tage nach dem genannten Datum. Fehlt die Rechnung, geht sie sofort erneut raus.

Was die Software kann

• SAP S/4HANA: Der Mahnlauf erzeugt einen Mahnvorschlag, den die Buchhaltung vor dem Versand bearbeiten kann.H
• DATEV: Drei Mahnstufen, Versand per Mail oder Druck, Zinsen und Gebühren werden berechnet. Einen vollautomatischen Versand nennt DATEV nicht.H
• Lexware Office: Laut Hilfe gibt es derzeit keinen automatischen Versand von Mahnungen. Ein Zusatzmodul eines Partners ergänzt ihn.H
• sevDesk: Mahnungen entstehen mit einem Klick und werden laut Hilfe manuell verschickt.H
• Stripe: Automatische Erinnerungen vor, an und nach dem Fälligkeitstag, die Rechnungsseite dient als Zahlungslink.H
• GoCardless: Fehlgeschlagene Lastschriften werden an einem günstigeren Tag erneut eingezogen. Der Anbieter nennt eine durchschnittliche Erfolgsquote von 71 %H, ohne Methode.
• n8n oder Make: Sie verbinden Buchhaltung, Bank und Mail, wenn die Buchhaltungssoftware selbst nicht automatisch verschickt.

Grenzen und Risiken

• Stopp-Regeln zuerst: Reklamationen, Ratenzahlungen und laufende Klärungen müssen den Mahnlauf sofort anhalten.
• Schlüsselkunden: Vor der zweiten Stufe informiert der Ablauf den Vertrieb.
• Verbraucher: Für sie gelten andere Zinsen, und die 30-Tage-Regel nur mit Hinweis auf der Rechnung.
• Datenschutz: Kläre vor der Übergabe an ein Inkassobüro, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchem Vertrag die Daten fließen.
• Herkunft der Zahlen: Creditreform wertet einen Datenpool aus, Atradius eine kleine Umfrage. Die Produktangaben stammen von den Herstellern.

So startest du

1. Exportiere die offenen Posten der letzten zwölf Monate und zähle, wie viele nach der ersten Erinnerung binnen einer Woche bezahlt wurden.
2. Lege Stufen, Fristen und Stopp-Regeln auf einer Seite fest, gemeinsam mit dem Vertrieb.
3. Schalte den täglichen Bankabgleich ein, bevor irgendetwas automatisch verschickt wird.
4. Automatisiere zuerst nur Stufe 1. Ab Stufe 2 bleibt es vier Wochen lang ein Vorschlag, den die Buchhaltung freigibt.
5. Miss die durchschnittliche Zahl der Verzugstage und den Anteil der Reklamationen.

Quellen

1. DCreditreform: Zahlungsindikator Deutschland, Sommer 2026
2. UAtradius: Payment Practices Barometer Germany 2026
3. RBGB, § 286: Verzug des Schuldners
4. RBGB, § 288: Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
5. ADeutsche Bundesbank: Basiszinssatz zum 1. Juli 2026
6. RGerichtskostengesetz, Kostenverzeichnis
7. RMahngerichte: Einreichungsarten
8. RRechtsdienstleistungsgesetz, § 13e
9. REuropäisches Parlament: Verfahren 2023/0323(COD), Zahlungsverzug
10. HSAP Learning: Mahnlauf ausführen
11. HDATEV: Mahnwesen
12. HLexware Office: Zahlungserinnerungen und Mahnungen
13. HStripe: Rechnungserinnerungen
14. HGoCardless: Success+