Microsoft 365 Copilot: AI-Assistent in Word, Outlook und Teams

Warum wir es empfehlen

Wenn dein Unternehmen ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, liegt das Firmenwissen schon dort, wo Copilot sucht: in SharePoint, OneDrive, Outlook und Teams. Das spart dir Zusammenfassungen, Entwürfe und Recherchen über verstreute Dokumente. Die wichtigste Einschränkung: Copilot ist nur so gut wie deine Berechtigungen und deine Ablage, und die realistische Zeitersparnis ist kleiner als die Werbung verspricht.

Was es kann

Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Outlook erstellt Entwürfe, fasst Dokumente zusammen und analysiert Tabellen.
Copilot in Teams fasst Besprechungen aus Transkript zusammen und listet offene Aufgaben (nur in Plänen mit Teams).
Der Work-Chat durchsucht Mails, Chats, Termine und SharePoint-Dateien und antwortet mit Quellenverweisen.
Vorgefertigte und eigene Agenten, auch mit Copilot Studio, automatisieren wiederkehrende Aufgaben.
Copilot Analytics zeigt Admins Nutzung und Verbreitung im Unternehmen.

Ein Workflow zum Nachbauen

AblaufAI-SchrittMenschSystem und DatenPrüfung

01StartKundentermin in Teams mit Transkription, abgedeckt durch eine Betriebsvereinbarung
02AICopilot fasst Anforderungen, offene Fragen und Termine aus dem Transkript zusammen
03AICopilot erstellt in Word einen Angebotsentwurf aus Vorlage und Preisliste in SharePoint
04MenschVertrieb prüft Mengen, Preise und Konditionen und korrigiert den Entwurf
05PrüfungRabatt über 10 Prozent?
ja: Freigabe durch die Vertriebsleitung
06SystemAngebot geht als PDF über Outlook an den Kunden, Wiedervorlage im Kalender
07ErgebnisAngebot versendet und im Kundenordner abgelegt

Preise

Copilot Chat: in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne AufpreisP; Web-Chat ohne Zugriff auf deine Firmendaten in den Apps
Copilot Business (Add-on, bis 300 Personen): 18 US-Dollar pro Person und MonatP jährlich bezahlt (Aktion, regulär 21 US-DollarP); monatlich bezahlt 25,20 US-Dollar pro Person und MonatP
Microsoft 365 Business Standard mit Copilot: 23,50 US-Dollar pro Person und MonatP jährlich bezahlt
Microsoft 365 Business Premium mit Copilot: 32 US-Dollar pro Person und MonatP jährlich bezahlt
Microsoft 365 Copilot (Enterprise, Add-on): 30 US-Dollar pro Person und MonatP jährlich bezahlt; monatlich bezahlt 31,50 US-DollarP
Copilot Credits für Cowork, APIs und Agenten: nutzungsbasiert, Preis pro Credit nicht angegeben

US-Listenpreise ohne Steuer; Copilot Business gilt immer mit Jahresbindung, auch bei monatlicher Zahlung, braucht einen Microsoft-365-Business-Plan als Basis, und ein Enddatum der Aktion nennt Microsoft nicht.

Datenschutz und Recht

Prompts, Antworten und Graph-Daten werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt.H
Copilot ist als EU-Data-Boundary-Dienst eingestuft und seit 01.03.2024 in den Datenresidenz-Zusagen der Product Terms enthalten.H
Flex Routing: Bei Lastspitzen kann die Verarbeitung in USA, Kanada oder Australien laufen; bei neuen Tenants ab 25.03.2026 standardmäßig an, abschaltbar im Admin Center (Copilot > Einstellungen).H
Vertragsbasis sind die Microsoft Product Terms und das Data Protection Addendum (AVV nach Art. 28 DSGVO).R
Zertifizierungen laut Microsoft: ISO 27001, ISO 27018, ISO 42001; DSGVO-Konformität zugesagt.H
Copilot Analytics und Teams-Transkripte können Verhalten und Leistung auswertbar machen: Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen.R

Grenzen

Copilot sieht alles, was eine Person sehen darf: Zu weit gefasste SharePoint-Berechtigungen werden so sichtbar. Vor dem Rollout musst du aufräumen.
Die Kosten sind schwer planbar: Neben der Lizenz kommen nutzungsbasierte Credits für Agenten und Cowork dazu.
Die EU-Verarbeitung ist nicht automatisch garantiert: Flex Routing musst du aktiv abschalten, und Funktionen mit Anthropic-Modellen liegen außerhalb der EU Data Boundary.

Alternativen

Google Gemini für Workspace, ChatGPT Business, Claude for Work